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지메일의 ‘별’ 기능으로 이메일 업무 효율 늘리기

지메일 > 설정 > 기본 설정에 보면 아래 그림처럼 “별” 항목이 있습니다. 별을 클릭하면 순서가 변경되는데, 이 별을 잘 활용하면 이메일 업무 효율이 상당히 좋아집니다. 요령을 간단하게 기록해 둡니다. 유용하게 활용되었으면 좋겠습니다.

지메일 설정에 있는 '별 (star)' 설정
지메일 설정에 있는 ‘별 (star)’ 설정

저는 위 그림처럼 yellow-star, green-check, red-bang, purple-question, , … 처럼 나열했습니다. 그리고 각각 의미를 설정해 둡니다.

  • yellow-star (노랑색 별): 그냥 중요한 문서에 둡니다.
  • green-check (녹색 배경 체크): 잘 처리된 메일에 마킹합니다.
  • red-bang (붉은 배경 느낌표): 해야 할 일이 있는 메일에 마킹합니다.
  • purple-question (보라색 물음표): 부연 정보가 필요한 안건에 마킹합니다.

이메일이 복잡하게 스레드가 걸리고, 또 새로운 메일이 오고, 또 그 메일에 스레드가 걸리고… 이러면 내가 찾는 메일이 어디 있고 어떤 메일의 이슈를 해결했고, 또 앞으로 처리해야 할지 구분되지 않습니다.

지메일 스레드 캡쳐 화면
지메일 목록 화면. 목록을 펼치면 저 숫자만큼 오고간 이메일이 쭉 펼쳐집니다.

이 때 각각의 메일에 마킹을 해 둡니다. 해 둬야 할 일에는 red-bang으로, 잘 처리해서 끝난 이슈는 green-check로, 중요한 문건에는 yellow-star로 … 이렇게 메일마다 마킹을 해 두면 식별하기 편리합니다.

지메일 별 메뉴 위치
각 이메일별로 별의 표시 위치

별은 각 메일의 우측 상단에 위 그림처럼 자리잡고 있습니다. 이것을 클릭하면 설정한 순서대로 별이 나타납니다.

이 때 별의 순서가 중요합니다. 스레드에 있는 모든 메일에 마킹한 것은 좋은데, 메일 목록 화면에서 과연 어떤 별을 보여 주어야 하는 문제 남아 있거든요.

위 메일 목록을 캡쳐한 이미지를 보세요. 가장 마지막에 7개의 메일이 한 스레드로 묶여 있습니다. 이 메일에 모두 어떤 별을 하나씩 마킹해 두었다면 저 목록에서는 7개의 별 중 어떤 것을 보여줘야 할까요?

한 이메일에 걸린 여러 스레드 중 끝나지 않은 안건이 존재하면 목록에서는 아직 처리해야 할 것이 남아 있다고 표시되어야 합니다. 그래서 붉은 배경 느낌표를 녹색 배경 체크 뒤에 두어야 합니다. 아무리 녹색 배경 체크가 많아도, 붉은 배경 느낌표가 하나라도 있다면 이메일 목록에서 요약해서 볼 때 붉은 배경 느낌표가 그 스레드의 대표로 마킹되기 때문입니다.

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